La llegada del Covid-19  ha redefinido la manera de comunicarnos, y la toma de decisiones en las empresas no escapa a este fenómeno. Así, la celebración de sesiones de Directorio mediante videoconferencia u otro medio telemático vuelven a estar sobre el tapete.  En este contexto desafiante, los Directorios de las empresas deben garantizar transparencia, control y responsabilidad en el ejercicio de sus funciones.

A continuación, compartimos algunas buenas prácticas sobre las cuales solemos aconsejar en FERRERE a nuestros clientes:

  1. Definir un conjunto de políticas de gobierno corporativo de su empresa

Gran parte de las empresas en Uruguay carecen de políticas de gobierno corporativo que regulen, entre otras cosas, la forma de sesionar de los Directorios. Sumado a ello, si bien el régimen legal de sociedades anónimas y de responsabilidad limitada no prohíbe las sesiones por videoconferencia o medios similares, tampoco se regula expresamente, lo cual puede llevar a realizar prácticas contrarias a las normas aplicables.

A efectos de evitarlas existen varias alternativas que dependerán de la realidad de cada empresa. Una opción consiste en la incorporación de un conjunto de reglas de funcionamiento ya sea en los Estatutos Sociales o en el convenio de accionistas de la sociedad, si existiera. En algunos casos, resulta suficiente con fijar un reglamento de funcionamiento del Directorio aprobado por sus integrantes.

Afortunadamente, la nueva ley de emprendedurismo sobre sociedades por acciones simplificadas (en adelante “SAS”) aprobada en 2019, y aun en proceso de implementación, admite expresamente sesiones de Directorio o Asambleas de Accionistas por videoconferencias o cualquier medio de comunicación simultánea en la medida que permita a sus participantes deliberar y votar respetando requisitos de convocatoria y quórum. Se admite también el consentimiento escrito, transmitido por medio electrónicos y sin necesidad de reunirse o de autentificación del voto, si así lo dispone el estatuto. Por tanto, la incorporación de una SAS resulta ser un vehículo muy atractivo en estos tiempos porque proveen un marco jurídico mucho más flexible que los tipos societarios tradicionales. Suele ser un error habitual creer que las asambleas de accionistas en sociedades anónimas pueden celebrarse mediante videoconferencia como las de directorio porque tampoco están expresamente prohibidas.

  1. Considere las siguientes prácticas para sesionar mediante videoconferencia

A la hora de regular las sesiones de Directorio por videoconferencia, sugerimos adoptar algunas de las siguientes prácticas:

  • Asegurarse que existen garantías sobre la identidad, deliberación y votación de los participantes, así como el respeto de los requisitos de convocatoria y quorum. Debe procurarse una comunicación bidireccional y a tiempo real de imagen y sonido (videoconferencia efectiva y con adecuado nivel de calidad técnico).
  • Es necesario dejar constancia en el acta que la sesión se realizó mediante la utilización de videoconferencia, el punto de emisión (lugar donde ocurre la reunión presencial o desde donde se concentra/organiza la comunicación) y también el lugar preciso donde están los Directores localizados que no asisten físicamente a la reunión.
  • En el caso de los Directorios de SRL y SA, el acta debe ser firmada por todos los participantes. Una práctica frecuente es que, aunque las sesiones se realicen por videoconferencia, los participantes envíen cartas poder que contengan instrucciones que coinciden totalmente con las resoluciones adoptadas remotamente. Adicionalmente, se van incorporando nuevas tecnologías para sustituir las formas tradicionales de firma, como por ejemplo los mecanismos de firma digital.
  • Es conveniente también conservar algún medio de prueba para demostrar que se cumplieron garantías y procedimientos en aquellas reuniones en donde se tomen decisiones de mucha importancia para la sociedad.
  • Prácticas no sugeridas

Como contrapartida de las buenas prácticas que mencionábamos, sugerimos evitar algunas prácticas comunes:

  • Se debe evitar uso del mail o instrumentos afines para reflejar decisiones formales. La ley de sociedades comerciales no admite el voto por correspondencia con el fin de salvaguardar la necesaria deliberación que debe existir en el ámbito de las sesiones pudiendo viciar de nulidad las mismas.
  • Las conferencias telefónicas también han estado sujetas a debate para estos tipos sociales sobre la base de que no brindan certeza sobre la identidad de los participantes. Si bien siempre es posible tomar recaudos para garantizar la identificación de los miembros, actualmente el acceso a medios tecnológicos de comunicación bidireccional en imagen y sonido se han generalizado, siendo absolutamente evitable las reuniones telefónicas que podrían ser objetadas.

Esperamos que el COVID-19 pase, y que pase lo más pronto posible. Pero a esta altura es casi una certeza absoluta que el distanciamiento social llegó para quedarse. Las empresas no escaparán a este fenómeno y deberán adaptarse. Y adaptarse rápidamente. La nueva normalidad impondrá, seguramente, la incorporación de tecnologías en la toma de decisiones corporativas. ¿Está preparada su empresa para ello?