En Ecuador, es obligación presentar ante la Superintendencia de Compañías, Valores y Seguros, la información financiera, los informes de administración y de auditoría externa -en el caso de aplicar al caso concreto-, del año fiscal anterior, dentro del primer cuatrimestre de cada año[1].
Dicha información, deberá ser aprobada por la Junta General de Socios o Accionistas, la cual se celebra dentro de la posterior finalización del ejercicio económico de la compañía.[2]
A continuación, detallamos algunos puntos relevantes para su adecuada celebración.
- Convocatoria y Notificación:
- De conformidad a la Ley de Compañías y el Reglamento de Juntas Generales, la Junta General deberá ser convocada con al menos 5 días de anticipación, por correo electrónico, a los socios o accionistas; o, en la forma prevista por el estatuto social.[3]
- En la convocatoria, es indispensable el señalamiento respecto de la fecha, hora y lugar de la celebración, así como el detalle del orden del día que conocerá la Junta General.[4]
- No es obligatorio que la convocatoria se realice por medio de la prensa.
- La Junta General solamente podrá celebrarse en días hábiles. Sin embargo, para el plazo de notificación de la convocatoria se contabilizarán todos los días calendario.[5]
- Medios de Comparecencia:
- Salvo el caso de Juntas Generales Universales, los socios o accionistas de la compañía podrán comparecer a través de medios telemáticos.[6]
- Asimismo, los socios o accionistas de la compañía podrán designar a un representante para que comparezca a la Junta General, mediante poder general o especial. El representante designado, no podrá ser comisario, administrador o miembro principal de los órganos administrativos de la compañía.[7]
- El socio o accionista podrá concurrir a la Junta General acompañado de hasta dos asesores legales, financieros, o relacionados al orden del día a tratar; pero no podrá votar en ella a nombre de su asesorado.[8]
- En caso de no encontrarse lo suficientemente instruido respecto de los puntos a tratar, podrá solicitar el diferimiento de la Junta General hasta por tres días, siempre que cuente con el apoyo de la cuarta parte de los concurrentes.[9]
- Forma y Contenido del Acta:
- Es obligación del Secretario de la Junta General, elaborar un acta de la Junta General, con la relación sumaria y ordenada de las deliberaciones de la Juntas y las resoluciones adoptadas.[10]
- El Acta deberá será firmada por el Presidente y Secretario de la Junta; y, en caso de tratarse de una Junta General Universal, también será suscrita por todos los socios o accionistas bajo sanción de nulidad.[11]
- Todas las sesiones de Junta General deberán ser grabadas en soporte magnético e incorporadas al expediente de la compañía, salvo el caso de Juntas Generales Universales.[12]
Para mayor información relacionada a obligaciones societarias, favor contactarse a los correos mpallares@ferrere.com ; drobalino@ferrere.com ; morozco@ferrere.com ; cnarvaez@ferrere.com ; tsanchez@ferrere.com
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Esta publicación contiene información de interés general y no constituye ni debe ser tomada como una opinión legal o asesoramiento sobre asuntos específicos. En caso de ser necesario, deberá procurarse asesoramiento legal sobre el tema de su interés.