Estimados clientes,
En el Registro Oficial No. 353 de 23 de octubre de 2018, se publicó la Ley Orgánica para la Optimización y Eficiencia de Trámites Administrativos que incorpora una serie de cambios significativos de necesaria revisión. El objeto de esta ley es optimizar los trámites administrativos, regular su simplificación y reducir sus costos de gestión, por considerarlo de interés, le compartimos a continuación.
Entre los cambios significativos que incorpora la mencionada ley se destacan los siguientes:
1. Control posterior como regla general:
Las entidades reguladas por la Ley verificarán el cumplimiento del ordenamiento jurídico aplicable a un trámite administrativo únicamente con posterioridad al otorgamiento del permiso, autorización certificado o título habilitante. Para esto, se aplicarán mecanismos meramente declarativos sujetos a verificación por parte de las entidades reguladas.
2. Creación de las declaraciones responsables:
Las declaraciones responsables son instrumentos públicos suscritos por los interesados en los que manifiestan, bajo su responsabilidad, que cumplen con los requisitos establecidos en la normativa vigente para el ejercicio de una actividad, que disponen de la documentación que así lo acredita, así como su compromiso de cumplimiento durante el tiempo correspondiente. Los modelos de declaraciones responsables serán provistos por las entidades reguladas y se podrán presentar personalmente o electrónicamente.
2. Presentación de la declaración responsable permitirá ejercer una actividad desde el día de su presentación:
Se podrá ejercer la actividad desde el día de la presentación de la declaración responsable, sin perjuicio de esté sujeto al control posterior por parte de las entidades reguladas. La declaración falsa o inexacta será sancionada administrativa, civil o penalmente.
3. Prohibición de exigir documentos que reposen en las bases de datos de las entidades que conforman el Sistema Nacional de Registro de Datos Públicos o en bases develadas por entidades públicas:
Las entidades reguladas únicamente podrán exigir a los interesados los documentos que no consten en dichas bases; y, siendo éste el caso, solo se podrá solicitar originales o copias de documentos que no hayan sido presentados con anterioridad a dicha institución, a menos que se trate de documentos que deban ser actualizados por pérdida de su vigencia.
4. Creación del sistema de compensación fiscal:
Se crea el sistema de compensación fiscal con el fin de compensar obligaciones tributarias vencidas adeudadas a la Administración Tributaria Pública Central, sus multas, intereses y recargos (firmes o ejecutoriadas), contra valores pendientes de pago adeudados por dicha Administración, respecto de la provisión de bienes y/o servicios al sector público.
5. Prohibición de requerimiento de copias de cédula, certificados de votación y documentos que reposen en bases de datos develadas por entidades públicas:
Las entidades reguladas no podrán exigir dichos documentos. De igual forma, no se podrá requerir copias de títulos de bachiller o académicos cuando estos consten en la plataforma informática de los entes rectores de la educación y educación superior.
6. Ampliación de documentos que permiten acreditar la identidad de personas naturales:
Además de la cédula de ciudadanía o identidad, se podrá utilizar el pasaporte o la licencia de conducir indistintamente para acreditar la identidad de las personas naturales. Es importante mencionar que esta disposición también es aplicable para las entidades del sector privado.
7. Identificación de las personas jurídicas:
Se lo efectuará con la presentación del Registro Único de Contribuyentes otorgado por el Servicio de Rentas Internas. Si se requiere además conocer la identidad del representante legal, se deberá presentar uno de los documentos establecidos en el literal precedente. Para estos efectos, los nombramientos de representantes legales deberán estar registrados obligatoriamente en las entidades pertinentes.
8. Posibilidad de establecer varias actividades empresariales lícitas en el objeto social de una compañía, salvo que la Constitución o la ley lo prohíba:
Se reforma el Art. 3 de la Ley de Compañías que limitaba el objeto social a una sola actividad.
9. Convocatoria de juntas generales por correo electrónico o según lo determinado de acuerdo al estatuto:
Se elimina la necesidad de convocar a juntas generales por la prensa y se reduce el tiempo de anticipación de la convocatoria de ocho a cinco días.
10. Reforma íntegra de los procesos de disolución, liquidación, cancelación y reactivación de compañías:
Se simplifican trámites en disoluciones de compañías, liquidaciones, cancelación o reactivación. Dichos procesos serán ejecutados de forma más expedita. Además, entre uno de los cambios más importantes, consta la eliminación como causal para proceder con una disolución de oficio las perdidas de más del 50% del capital de una compañía durante sus tres primeros ejercicios económicos.
11. Creación de ente rector de simplificación de trámites:
Se establece un ente rector de simplificación de trámites que tendrá su cargo, entre otras cosas, emitir políticas, lineamientos, metodologías y regulaciones para la simplificación, optimización y eficiencia de trámites administrativos. Así mismo, tendrá a su cargo dictaminar la creación o no de nuevos trámites de carácter nacional. De igual manera, se crean sistemas para la calificación de la atención recibida por parte de las entidades reguladas, y procedimientos para el procesamiento de reclamos y quejas. Finalmente, se establece un régimen sancionatorio por inobservancias a las disposiciones de la norma. Varios de los mecanismos descritos serán implementados en los plazos máximos establecidos en las disposiciones transitorias de la Ley.
En caso de que requiera mayor información o asesoría en alguno de los puntos antes mencionados por favor no dude en comunicarse con nosotros.
Cuadro obligaciones de la empresa privada en el marco de la Ley Orgánica para la Optimización y Eficiencia de los Trámites Administrativos
| Disposición | Contenido | Plazo / Condiciones |
| Art. 3 #7 Interoperabilidad | Deberán intercambiar información mediante el uso de medios electrónicos y automatizados. | Inmediato |
| Art. 6 Planes de simplificación de trámites | Elaborar y presentar los planes de simplificación en la forma y plazo que defina el MINTEL | A definir por el MINTEL |
| Art. 7 Prohibición de crear nuevos trámites | Sólo se podrá crear nuevos trámites mediante Ley, Decreto u Ordenanza | Inmediato |
| Art. 9 Utilizar criterios de riesgo | Facilitar los trámites de acuerdo con el nivel de riesgo de los solicitantes de un servicio | Inmediato |
| Art. 10 Publicar modelos de declaración responsable | Publicar en la página web modelos de declaración de cumplimiento de requisitos para acceso a trámites sin otros documentos de soporte | Inmediato |
| Art. 11, 23 (# 1y 2), 24, 25 y 26 Prohibición de exigir documentos | No exigir documentos con información que repose en el Sistema del Registro de Datos Públicos, bases publicadas por entidades públicas o que hayan sido presentados previamente (confrontar con la Transitoria Tercera) | Inmediato |
| Art. 11 Seguridad de la información | Inciso 6 y 8: Políticas de seguridad Inciso 7: Seguridad informática | Inmediato |
| Art. 12 Publicación de trámites | Publicar (visiblemente) en su web, los trámites, área a cargo, requisitos, procedimiento, tiempo de respuesta, manuales y normas | Inmediato |
| Art. 12 Designar responsable de información sobre trámites | El inciso final indica que las entidades privadas deben cumplir en lo que fuere aplicable, la disposición menciona un funcionario público, debe entenderse que para entidades privadas será un empleado de la empresa | Inmediato |
| Art. 12 Entrega de información por telecomunicaciones | Se prohíbe exigir la presencia física de un interesado para entregar información | Inmediato |
| Art. 13 Trámites en línea 100% | Cuando se cuente con un trámite que se puede hacer en línea, éste deberá ser totalmente en línea | Inmediato |
| Art. 16 Publicar propuestas de reforma de trámites | Publicar en la página web, al menos durante una semana, toda propuesta de reforma de requisitos o procedimientos de un trámite y definir mecanismo para recibir observaciones | Inmediato |
| Art. 17 Obligación de responder | Todo trámite debe tener un plazo máximo de respuesta, si no está normado, será de 30 días | Inmediato |
| Art. 18 Ver nota al final | ||
| Art. 21 y Transitoria Tercera Uso del Sistema de Registro de Datos Públicos | Utilizar bases de datos propias y la obligación de usar el Sistema Nacional de Registro de Datos Públicos. Integrar sus bases en el Registro de Datos Públicos. | A definir por DINARDAP |
| Art. 22 (# 3, 4 y 5) Varias obligaciones | Admitir solicitudes con errores de forma (incluido error del destinatario) Cumplir horarios Atender oportunamente los pedidos | Inmediato |
| Art. 27 Títulos habilitantes | No exigir títulos habilitantes anteriores para el trámite de renovación | Inmediato |
| Art. 28 y 29 Documentos extranjeros y traducciones | Aceptar documentos apostillados, legalizados ante cónsul, agente diplomático o notario ecuatoriano Aceptar traducciones con reconocimiento de firma | Inmediato |
| Transitoria Tercera Solicitar acceso al Registro de Datos Públicos | El artículo 21 establece tanto el uso obligatorio del Sistema como la integración de bases de datos, la transitoria sólo establece el plazo para solicitar el acceso (ver Arts. 11 y 21) | 23 de noviembre de 2018 |
| Transitoria Cuarta Presentar justificación de trámites | Presentar una justificación de los trámites actuales con constancia de que están en la página web y un análisis de impactos positivos y negativos. En caso de incumplimiento el trámite queda derogado | 23 de abril de 2018 |