Frecuentemente, vemos que las empresas enfrentan dificultades, multas o contingencias por no haber realizado un análisis previo a la hora de resolver la distribución de utilidades.
Para evitar estas contingencias no deseadas, toda empresa que considere distribuir utilidades, debería previamente realizarse las siguientes preguntas:
*¿Se encuentra mi empresa en condiciones de resolver una distribución de utilidades?
En primer lugar, para poder determinar si es posible distribuir utilidades hay que analizar si de los Estados Contables regularmente confeccionados, surgen resultados positivos distribuibles.
Aun habiendo resultados del ejercicio positivos es posible que la empresa no esté en condiciones de distribuir dichos resultados o no pueda hacerlo en su totalidad. Ello por cuanto nuestra normativa requiere que previamente se cumplan con los siguientes requisitos:
- Se cubran pérdidas de ejercicios anteriores (si existieran).
- Se constituya la reserva legal correspondiente (equivalente al 5% del resultado del ejercicio con un máximo del 20% del capital integrado).
- Se recomponga la reserva legal (cuando haya quedado disminuida por cualquier razón).
- Se hayan registrado los Estados Financieros del último ejercicio cerrado ante la Auditoría Interna de la Nación (AIN) (en los casos que corresponda como se detallará a continuación).
- Se hayan comunicado la empresa ante el registro de titulares y beneficiarios finales del Banco Central del Uruguay (BCU), y dicha información se encuentre actualizada.
En relación con los dos últimos puntos, debemos además preguntarnos:
*¿Tiene mi empresa la obligación de registrar sus Estados Financieros (EEFF) ante AIN?
Las empresas están obligadas a registrar sus estados financieros cuando se dan alguna de estas condiciones:
- Los ingresos de su estado de resultados al cierre del ejercicio anual superen las 26.300.000 Unidades Indexadas (U.I.) (USD 3.000.000 aprox.). Para los ejercicios finalizados a partir del 9 de enero de 2021, se deben considerar todos los ingresos de la empresa, en lugar de sólo los derivados de actividades ordinarias (tal como estaba regulado anteriormente). Por lo tanto, una empresa puede quedar comprendida en esta obligación sólo por tener importantes ingresos por diferencia de cambio o por haber realizado una operación excepcional como ser la venta de un inmueble de cierto valor.
- Los ingresos superen las 4.000.000 U.I. (USD 465.000 aprox.), al cierre del ejercicio anual, siempre que al menos el 90% de los mismos generen rentas que no sean de fuente uruguaya. Ello sucedería cuando prácticamente ella totalidad de los ingresos de la empresa derivan de actividades desarrolladas fuera de Uruguay.
*¿Qué plazo tengo para registrar mis Estados Financieros?
El plazo para el registro de los Estados Financieros es de 180 días corridos desde el día hábil siguiente al cierre del ejercicio económico. Se entenderá por distribución el pago de dichas utilidades (y no la decisión social de la distribución).
*¿Le corresponde a mi empresa registrarse ante el BCU para identificar a los accionistas y beneficiarios finales?
Con excepción de algunos casos (tales como las sociedades de hecho o las SRL cuando todos los socios son personas físicas), las empresas uruguayas -y algunas empresas extranjeras- deben registrarse e identificar a sus socios, cadena de titularidad y beneficiarios finales ante un Registro creado en el BCU a tales efectos, conforme a las leyes 18.930 y 19.484.
Esta obligación comprende tanto el primer registro de la sociedad como la actualización de la información comunicada. Mientras que la primera comunicación debe realizarse dentro de los 30 días hábiles siguientes a su constitución, las modificaciones deben serlo en un plazo de 45 o 90 días hábiles (según la modificación de que se trate y/o la residencia del beneficiario final o titular).
Para aquellas empresas obligadas, está prohibido distribuir dividendos en incumplimiento de la obligación de registro ante el BCU. Por lo tanto, las empresas deben controlar estar en cumplimiento con dicho registro en forma previa a la distribución de utilidades.
*¿Qué sanciones le aplican a la empresa en caso de incumplir con las obligaciones de registro de Estados Financieros en AIN y titulares y beneficiarios finales ante BCU?
AIN:
En lo que respecta a las sanciones por el incumplimiento de registrar los Estados Financieros ante AIN, el Decreto 156/016 establece las siguientes sanciones:
Incumplimiento de la obligación de registrar en plazo:
Se aplica multa de 2.000 U.I. (USD 230 aprox.).
En caso de reiteración (dentro de los 5 años calendario), la multa se eleva a 3.000U.I. (USD 350 aprox.).
Incumplimiento de la prohibición de distribuir utilidades:
Se aplica multa de 125.000 U.I. (USD 14.500 aprox.).
En caso de reiteración (dentro de los 5 años calendario), la multa se eleva a la suma de 250.000 U.I. (USD 29.000 aprox.) por cada distribución.
Se deja constancia de que las multas aplicables no podrán superar el valor equivalente a 10.000 U.R. (USD 280.000 aprox.)
- Suspensión del certificado anual por la Dirección General Impositiva (DGI):
AIN comunicará a DGI el listado de obligados que hubieren omitido registrar sus Estados Financieros a los efectos de la suspensión del certificado anual.
BCU:
El pago de dividendos o utilidades sin haber cumplido con la correcta comunicación ante BCU será sancionado con una multa cuyo máximo puede ser el equivalente al monto distribuido.
Ello sin perjuicio de las sanciones que aplican independientemente de que haya una distribución de dividendos para el caso de incumplir la obligación de identificar a los titulares directos, miembros de la cadena de titularidad y beneficiarios finales ante el BCU.
*¿Qué ocurre en el caso de las distribuciones anticipadas?
La Ley habilita a las empresas a anticipar el pago de dividendos a cuenta de las utilidades netas del ejercicio, cuando se cumpla alguna de las siguientes condiciones:
- Existan reservas de libre disposición suficientes a ese efecto.
- De un balance especial realizado durante el ejercicio en curso, aprobado por el órgano de control interno, en su caso, y luego de efectuadas las amortizaciones y previsiones necesarias, existan beneficios superiores al monto de las utilidades cuya entrega a cuenta se disponga. Sin embargo, en armonía con lo expuesto con anterioridad, la empresa que resuelve el pago de dividendos de forma anticipada deberá luego registrar en AIN sus Estados Financieros correspondientes al ejercicio en que se distribuyó anticipadamente dentro del plazo que tiene para ello.
CONCLUSIONES
Cuando en una empresa se proyecta realizar una distribución de utilidades, a efectos de evitar sanciones, se deberá cuestionar previamente:
i) ¿Debe registrar sus Estados Financieros ante AIN? En caso afirmativo, ¿los ha registrado o se encuentra en plazo para ello?
ii) ¿Ha cumplido con la comunicación a BCU y/o ha actualizado la información ya comunicada? En caso de no haberlo realizado, ¿se encuentra en plazo para ello?
En la hipótesis de que aún se esté en plazo, la empresa puede distribuir en tanto y en cuanto cumpla luego con las obligaciones ante AIN y BCU dentro de los plazos establecidos para ello.
En el supuesto de no estar en plazo, si se resuelve una distribución de utilidades en incumplimiento con tales obligaciones, las multas antes mencionadas pueden ser aplicadas en caso de ser detectadas por las autoridades correspondientes.