Las personas físicas o jurídicas que deseen registrarse como Personas Vinculadas a la Actividad Aduanera (PVAA) deben completar la solicitud de habilitación en el Registro PVAA a través del Sistema Tributario Marangatú (SGTM), y autorizar expresamente a las entidades financieras con las que realizan operaciones, a proporcionar a la Dirección Nacional de Ingresos Tributarios (DNIT) información sobre sus operaciones financieras y adjuntar los documentos específicos según la categoría a la cual se registran.
Además, se deben cumplir con requisitos específicos establecidos por la Gerencia General de Impuestos Internos (GGII) y Gerencia General de Aduanas (GGA).
Para ciertos tipos de operadores (como depositarios de mercaderías, remesas expresas, agentes de carga o empresas de transporte), la aprobación estará sujeta a la homologación previa de sus sistemas electrónicos de información.
Finalmente, la GGA puede requerir documentación o información adicional para completar la evaluación del trámite. Cualquier requerimiento será comunicado al correo electrónico declarado en el RUC o a través del buzón electrónico del SGTM. Si no se responde dentro del plazo de 5 (cinco) días hábiles, la solicitud será rechazada.
La renovación en el registro de las PVAA seguirá siendo gestionada de forma anual, a partir del mes en que vence la vigencia de la habilitación anterior, conforme al siguiente calendario:
| Terminación de RUC | Mes en que pierde vigencia la habilitación de PVAA y a partir del que se puede solicitar la renovación |
| 0 | Octubre |
| 1 | Noviembre |
| 2 | Diciembre |
| 3 | Marzo |
| 4 | Abril |
| 5 | Mayo |
| 6 | Junio |
| 7 | Julio |
| 8 | Agosto |
| 9 | Septiembre |
La habilitación del registro de las PVAA tendrá vigencia de un año, hasta el mismo mes del año siguiente. Las modificaciones deberán actualizarse dentro de los treinta días siguientes.
Finalmente, para la habilitación, existen requisitos documentales específicos para el importador habitual, importador ocasional, despachante de aduanas, agente de transporte, empresa de transporte nacional, agente de carga, representante de marca, empresa de remesa expresa, depositario de mercadería, proveedor a bordo, empresa de transporte internacional, entidades bancarias, y compañías de seguro y seguimiento vehicular.
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