Hoy las palabras “éxito” y “responsabilidad” son prácticamente inescindibles. De esta forma, hacer “bien” los negocios requiere actuar responsablemente, y con ello, dentro de la legalidad. Por tanto, sin importar el segmento dentro del cual opere su empresa, el compliance (cumplimiento) corporativo constituye un elemento fundamental para su viabilidad. ¿Pero qué significa esto? Dicho simplemente, trata de hacer que una compañía, sus integrantes (directivos y empleados) y colaboradores (proveedores, prestadores tercerizados y otros) sigan en todo momento las leyes, reglamentaciones, estándares, practicas éticas aplicables y políticas internas de la firma.

El compliance corporativo no debe considerarse como un concepto abstracto, sino como un estándar práctico y general de conducta. Así, el espectro de compliance se extiende tanto a normas internas como a leyes y reglamentos externos involucrados en el giro empresarial. Un estricto respeto a las mismas ayuda a prevenir y detectar alguna violación, y a mantener a la empresa libre de multas, reclamos, sanciones y demandas (mitigando incluso el riesgo reputacional). Además, fija parámetros objetivos para sus integrantes y colaboradores, ayudándolos a enfocarse en los fines más amplios de la compañía y operar sin inconvenientes. En esta línea, el objetivo último de un programa de compliance, y su respectivo código de ética o conducta, es proteger a la empresa. Ahora, el programa se basa en una adecuada política de compliance que hace de puntapié inicial, que necesariamente debe tener en cuenta, como mínimo, seis puntos cardinales.

Exponer los objetivos y consecuencias de forma clara y simple

Una política de compliance debe exponer los objetivos que la empresa busca con su implementación. En este sentido, debe detallar precisa, concisa y claramente el compromiso de actuar con plena legalidad e integridad. De este modo, todas las personas involucradas en el giro de la empresa, de arriba abajo, de adentro y de afuera, visualizarán y tendrán presente la importancia de este compromiso para la empresa. Lo importante es esclarecer cuál es el fin. A su vez, la política debe aclarar que cualquier conducta contraria al compromiso con la legalidad tiene consecuencias para el responsable, sin importar su posición.

Así, es posible dar vida al compromiso ético de la empresa. La política debe exigir que todos los integrantes y colaboradores actúen con ética al tratar unos con otros, ya sea interna o externamente, por la consecuente repercusión en la imagen que proyecta la empresa.

Ahora, lo indicado debe expresarse mediante un lenguaje simple, comprensible para los integrantes y colaboradores. En este sentido es recomendable evitar al máximo las tecnicidades, ambigüedades y otras complicaciones que obstaculicen su entendimiento.

Sentar las bases

Una de las peores situaciones que puede darse es la de integrantes o colaboradores que no tengan una cultura de cumplimiento y desempeñen sus actividades diarias informal y antiéticamente, solo porque “esta es la forma en la que siempre hicimos las cosas", o

"así normas es en Paraguay” etc. Esta actitud es consecuencia -entre otras razones más profundas de políticas que no aclaran los fundamentos sobre los que se construyen. Toda política debe estar atada a algo: un requerimiento legal o regulatorio, un valor fundamental, un objetivo de rendimiento. No toda política debe surgir de requerimientos regulatorios, aunque la mayoría lo hace. Sin embargo, toda política de compliance debe especificar por qué existe, citando las bases legales (si es relevante), y por qué debe ser cumplida.

Así, por ejemplo, una buena política debería indicar: “La corrupción está prohibida y sancionada por ley, contraría la libre y justa competencia con la cual estamos comprometidos, y de tener lugar perjudicará tanto la posición económica como la reputación de la empresa. Consecuentemente, los integrantes y colaboradores tienen estrictamente prohibido intentar persuadir a otros, del sector público o privado, mediante beneficios para influir indebidamente en sus decisiones o acciones".

Dar ejemplos

Las personas reflexivas siempre aprecian los ejemplos y el contexto, mediante los cuales

pueden ver a una política “en acción”. Así, una política de compliance debe ilustrar qué no puede hacerse y qué sí. De esta forma, luego de la prohibición de intentar persuadir a otros para obtener ventajas, deben listarse situaciones que ilustren estas ventajas (contratos, permisos y otros), tanto como elementos que podrían usarse para influir indebidamente (dinero, regalos, viajes y otros).

Incluir referencia a materiales relacionados

Como cierre del punto 2, sobre el fundamento de la política, es conveniente incluir referencias escritas o vínculos electrónicos a las regulaciones o leyes que le sirven de base al propio código de ética de la empresa, a los riesgos Identificados, o incluso a metas de desempeño. Lo importantes es hacer referencia clara a aquello que propulsó el programa de cumplimiento y la política que le sirve de base.

Establecer excepciones

Una buena política de cumplimiento explica como un afectado por la misma puede fundamentar una excepción a su estricta aplicación, o cuándo las excepciones son inadmisibles. Una política nunca debe ignorar completamente los pedidos de excepciones, teniendo en cuenta que, ante el miedo, los afectados simplemente decidan ni siquiera intentar conseguir una excepción y en lugar de ello, opten por violar sus obligaciones sin avisar a la empresa.

El punto es que los afectados por la política no se sientan “acorralados” u obligados a ocultar sus decisiones. Un procedimiento para pedir excepciones, incluso si la respuesta será no, transmite a los afectados la impresión de que tienen un rol en la implementación de la política, y que la misma no es una estricta imposición de las autoridades que fomenta ocultar preguntas antes que hacerlas.

Alentar antes que desalentar

Por último, como el objetivo final de una política es ganar el entusiasmo y apoyo de los integrantes y colaboradores, antes que su obediencia ciega, su lenguaje, su objetivo, su

tono y sus ejemplos deben enfatizar lo que las personas en cuestión pueden hacer, en lugar de lo que no pueden hacer. Es importante tener en cuenta esto, pues obliga al Directorio que elabora la política a preguntarse: “¿por qué hacemos esto?, ¿cómo nos ayudará?” Este ejercicio también hace que el Directorio se pregunte cómo la política ayuda a la empresa a lograr sus objetivos y prioridades tanto como a sostener sus valores fundamentales.